Política de Privacidade e Proteção de Dados

Nova Nine Docs LLC, empresa registada no Estado da Flórida, Estados Unidos da América, com Document Number L26000085340 (Florida Division of Corporations), com sede em Tampa, Florida, EUA, e website disponível em www.novaninedocs.com (doravante "Nova Nine Docs", "NND", "nós" ou "nosso").

Contacto para assuntos de privacidade: [email protected]. Para exercício de direitos de proteção de dados: [email protected].

A presente Política de Privacidade aplica-se a todos os titulares de dados que interajam com os serviços da Nova Nine Docs, independentemente do seu país de residência.

A presente Política é elaborada em conformidade com as seguintes legislações, cujas exigências são aplicadas cumulativamente sempre que um titular de dados seja abrangido por mais de uma delas:

(a) Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD / GDPR) — Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, aplicável ao tratamento de dados de titulares residentes no Espaço Económico Europeu, incluindo Portugal;

(b) Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) — Lei Federal Brasileira n.º 13.709/2018, aplicável ao tratamento de dados de titulares localizados no Brasil;

(c) Florida Information Protection Act (FIPA) — Secção 501.171 dos Florida Statutes — aplicável ao tratamento de informações pessoais de residentes na Flórida e demais estados americanos;

(d) Federal Trade Commission Act — secção 5 — proibição de práticas desleais ou enganosas no comércio, incluindo o tratamento inadequado de dados pessoais;

(e) Demais legislações estaduais americanas relevantes para os estados de residência dos clientes atendidos pela NND.

A Nova Nine Docs recolhe e trata as seguintes categorias de dados pessoais, estritamente na medida necessária para a prestação dos serviços contratados:

3.1 Dados de identificação: nome completo, data de nascimento, número de documento de identidade (CPF, NIF, SSN, passaporte ou equivalente), nacionalidade, país de residência.

3.2 Dados de contacto: endereço de email, número de telefone / WhatsApp, endereço postal completo (para envios físicos de documentos).

3.3 Dados de pedido: tipo de serviço solicitado, país de origem dos documentos, estado/município brasileiro ou conservatória portuguesa relevante, lista de documentos a obter ou a apostilar.

3.4 Dados de terceiros: em serviços que envolvam certidões de familiares (pais, avós, cônjuge), serão recolhidos dados de identificação dessas terceiras pessoas na medida estritamente necessária para localizar os registos. O cliente declara e garante ter autorização para fornecer dados de terceiros.

3.5 Dados de pagamento: a Nova Nine Docs não armazena dados de cartão de crédito. Os pagamentos são processados exclusivamente através da Stripe, Inc. (PCI-DSS Level 1 certified). Os dados de pagamento estão sujeitos à Política de Privacidade da Stripe (stripe.com/privacy).

3.6 Dados de navegação: endereço IP, tipo de browser, sistema operativo, páginas visitadas, duração da visita, dados de cookies (ver secção 8).

3.7 Dados sensíveis: a Nova Nine Docs não solicita deliberadamente dados sensíveis (raça, saúde, orientação sexual, religião). Caso um documento solicitado contenha dados desta natureza, esses dados serão tratados exclusivamente para o fim específico do pedido e com proteção reforçada.

4.1 Execução do contrato de serviços: tratamento necessário para prestação dos serviços contratados pelo cliente, incluindo obtenção de documentos, gestão de apostilamentos, coordenação com correspondentes e envio de documentos. Base legal — RGPD art. 6(1)(b); LGPD art. 7(V); contrato de serviços.

4.2 Cumprimento de obrigações legais: tratamento necessário para cumprimento de obrigações legais aplicáveis, incluindo obrigações fiscais americanas e conservação de registos exigida por lei. Base legal — RGPD art. 6(1)(c); LGPD art. 7(II).

4.3 Interesses legítimos: tratamento para fins de prevenção de fraude, segurança da plataforma, melhoria dos serviços e análise estatística agregada. Base legal — RGPD art. 6(1)(f); LGPD art. 7(IX). O titular pode opor-se a este tratamento (ver secção 7).

4.4 Consentimento (marketing): envio de comunicações de marketing, newsletters e promoções exclusivamente mediante consentimento expresso e prévio do titular. O titular pode revogar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento anterior. Base legal — RGPD art. 6(1)(a); LGPD art. 7(I).

4.5 A Nova Nine Docs não utiliza os dados pessoais dos clientes para finalidades incompatíveis com as listadas acima. Os dados não são vendidos, alugados ou partilhados com terceiros para fins de marketing de terceiros.

A prestação dos serviços da Nova Nine Docs implica, por natureza, transferências internacionais de dados pessoais. As salvaguardas aplicáveis são as seguintes:

5.1 Para clientes residentes no Espaço Económico Europeu (incluindo Portugal): as transferências de dados para os EUA são realizadas ao abrigo do EU-US Data Privacy Framework (DPF), cuja decisão de adequação foi adotada pela Comissão Europeia em 10 de julho de 2023 (Decisão 2023/1795) e foi confirmada como válida pelo Tribunal Geral da UE em setembro de 2025 (Processo T-553/23). Na ausência de certificação DPF ativa, as transferências serão realizadas mediante Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) aprovadas pela Comissão Europeia.

5.2 Para clientes residentes no Brasil: as transferências internacionais de dados são realizadas mediante consentimento específico do titular ou com base em garantias contratuais adequadas, conforme exigido pela LGPD art. 33.

5.3 Transferências a correspondentes no Brasil e Portugal: os dados estritamente necessários para a obtenção dos documentos são partilhados com correspondentes (advogados, despachantes, cartórios) localizados no Brasil e/ou em Portugal, exclusivamente para o fim do pedido. Esses correspondentes atuam como subprocessadores nos termos do RGPD e estão sujeitos a obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados.

5.4 Subprocessadores terceiros: a Nova Nine Docs utiliza os seguintes subprocessadores principais, cujas políticas de privacidade estão sujeitas às respetivas empresas: Stripe, Inc. (pagamentos — stripe.com/privacy); serviço de email transacional (comunicações); serviço de armazenamento em nuvem. A lista atualizada de subprocessadores é disponibilizada mediante pedido.

6.1 Os dados pessoais são conservados pelo período mínimo necessário para as finalidades do tratamento, e nunca por prazo inferior ao exigido por lei:

— Dados de pedidos concluídos: 5 (cinco) anos após a conclusão do serviço, para fins de suporte ao cliente e cumprimento de obrigações legais.

— Registos de consentimento e aceitação de termos: 5 (cinco) anos, para prova de conformidade.

— Dados de faturação e pagamento: 7 (sete) anos, em conformidade com obrigações fiscais americanas (IRS).

— Comunicações de marketing: até à revogação do consentimento pelo titular.

— Dados de navegação e cookies não essenciais: conforme duração definida na Política de Cookies.

6.2 Após o prazo de conservação, os dados são eliminados de forma segura ou anonimizados, de modo que não seja possível identificar o titular.

O titular tem o direito de exercer, a qualquer momento, os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

7.1 Direito de acesso: obter confirmação de que os seus dados são tratados e uma cópia dos dados em questão.

7.2 Direito de retificação: obter a correção de dados inexatos ou incompletos.

7.3 Direito ao apagamento ('direito a ser esquecido'): solicitar a eliminação dos seus dados, exceto quando o tratamento for necessário para cumprimento de obrigação legal ou para defesa de direitos em processo judicial.

7.4 Direito à limitação do tratamento: solicitar a suspensão do tratamento em determinadas circunstâncias previstas na legislação.

7.5 Direito à portabilidade: receber os seus dados num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, quando o tratamento for baseado em consentimento ou contrato.

7.6 Direito de oposição: opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos ou para fins de marketing direto.

7.7 Direito de não ser sujeito a decisões automatizadas: a Nova Nine Docs não toma decisões automatizadas com efeitos jurídicos ou significativos sobre os titulares.

7.8 Revogação do consentimento: revogar o consentimento para tratamentos baseados em consentimento, sem prejuízo da licitude do tratamento anterior.

Para exercer qualquer dos direitos acima, o titular deve enviar pedido escrito para: [email protected], indicando o seu nome completo e o direito que pretende exercer. A Nova Nine Docs responderá no prazo máximo de 30 (trinta) dias, podendo este prazo ser prorrogado por mais 60 (sessenta) dias em casos complexos, com comunicação prévia ao titular.

Clientes residentes na UE/EEA que não obtenham resposta satisfatória têm o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD — Portugal) ou de outra autoridade de supervisão competente do seu país de residência. Clientes brasileiros podem recorrer à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Clientes americanos podem recorrer à Federal Trade Commission (FTC).

O website www.novaninedocs.com utiliza cookies e tecnologias semelhantes. Para clientes residentes no EEA, são obtidos apenas cookies estritamente necessários sem consentimento; todos os demais (analíticos, de marketing) são obtidos apenas mediante consentimento expresso através do banner de consentimento de cookies.

8.1 Cookies estritamente necessários: necessários para o funcionamento básico do website e do portal de clientes (sessão, carrinho, autenticação). Não requerem consentimento.

8.2 Cookies analíticos: utilizados para medir o tráfego e melhorar o website (em modo de anonimização de IP, quando aplicável). Requerem consentimento.

8.3 Cookies de marketing: utilizados para personalização de anúncios e rastreio entre sites. A Nova Nine Docs não exibe publicidade paga de terceiros nos seus produtos. Qualquer cookie de remarketing utilizado requer consentimento explícito.

O titular pode gerir as suas preferências de cookies a qualquer momento através do painel de preferências de cookies disponível no website, ou nas definições do seu browser.

A Nova Nine Docs implementa medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, destruição, alteração ou divulgação indevida, incluindo:

— Transmissão de dados cifrada via HTTPS/TLS em todas as comunicações web;

— Controlo de acesso restrito aos dados dos clientes por parte dos colaboradores da NND (princípio do mínimo privilégio);

— Armazenamento seguro de documentos carregados pelo cliente com acesso autenticado;

— Processamento de pagamentos exclusivamente via Stripe (PCI-DSS Level 1) — dados de cartão não são armazenados pela NND;

— Revisão periódica das medidas de segurança.

Em caso de violação de dados que possa constituir risco para os titulares, a Nova Nine Docs notificará os titulares afetados e as autoridades de supervisão competentes nos prazos legalmente previstos (72 horas para o RGPD; conforme LGPD e FIPA).

Os serviços da Nova Nine Docs são destinados a adultos com capacidade jurídica plena. Não recolhemos intencionalmente dados pessoais de crianças menores de 13 anos sem o consentimento dos pais ou tutores legais.

Nos casos em que os serviços envolvam certidões de menores (por exemplo, certidão de nascimento para processo de terceiro), o tratamento é realizado mediante pedido do responsável legal do menor, que declara ter autoridade para fornecimento dos dados.

A Nova Nine Docs poderá enviar comunicações de marketing, incluindo novidades de serviços, promoções e conteúdos informativos, exclusivamente mediante consentimento expresso e prévio do titular, obtido no formulário de pedido ou subscrição de newsletter.

O titular pode cancelar a subscrição de comunicações de marketing a qualquer momento através do link de unsubscribe presente em cada comunicação, ou enviando pedido para [email protected].

A Nova Nine Docs não partilha dados de clientes com terceiros para fins de marketing de terceiros. O modelo de negócio não inclui publicidade paga que dependa de dados pessoais de clientes.

A Nova Nine Docs reserva-se o direito de alterar a presente Política de Privacidade a qualquer momento, por motivos de adequação legal, operacional ou de negócio. Em caso de alterações materiais, os clientes ativos serão notificados por email com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

A versão em vigor é sempre a disponível em www.novaninedocs.com/privacidade. A data da última atualização é indicada no cabeçalho do documento.

13.1 A presente Política de Privacidade é regida pelas leis do Estado da Flórida, Estados Unidos da América, sem prejuízo da aplicação obrigatória do RGPD para titulares residentes no EEA e da LGPD para titulares residentes no Brasil.

13.2 Para titulares residentes no EEA: a supervisão da conformidade RGPD compete à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD, Portugal — cnpd.pt) ou à autoridade de supervisão do país de residência do titular.

13.3 Para titulares residentes no Brasil: a supervisão da conformidade LGPD compete à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD — gov.br/anpd).

13.4 Para titulares nos EUA: a supervisão compete à Federal Trade Commission (ftc.gov) e ao Attorney General do Estado da Flórida.

Para quaisquer questões, dúvidas ou reclamações relativas ao tratamento dos seus dados pessoais:

Email de privacidade: [email protected]

Email DPO / Encarregado: [email protected]

Correio: Nova Nine Docs LLC, 400 N Ashley Dr, Ste 1900, Tampa, FL 33602, USA